Geachte Bobcat-partner,

Wij willen u wijzen op een wijziging in het compensatieproces voor de IRW-claims (Inventories, Retails & Warranty) die worden verwerkt in het Tavant-systeem.

Huidige proces voor IRW-claims

Zoals u weet, worden alle IRW-claims die onze zakelijke partners indienen, afgehandeld in het Tavant-systeem. Na beoordeling en acceptatie van een claim geeft Doosan Bobcat EMEA (“Bobcat”) een ‘creditnota’ uit aan de betreffende zakelijke partner. De creditnota is eigenlijk een korting die Bobcat geeft op eerdere leveringen en die wordt verrekend met betalingen die de zakelijke partner nog aan Bobcat moet doen.

Nieuw proces voor IRW-claims

Als onderdeel van een initiatief voor procesverbetering, wijzigen wij de aard van het verrekeningsdocument dat wij aan u uitgeven voor goedgekeurde garantieclaims. Wij sturen u geen creditnota meer, maar sturen namens u een factuur naar onszelf. Dit zogeheten selfbilling-proces wordt algemeen gebruikt binnen Europa voor soortgelijke transacties en voldoet ook aan de btw-richtlijn van de EU. Kort samengevat verloopt het nieuwe IRW-claimproces als volgt:

1. Stap: Een zakelijke partner van Bobcat registreert een IRW-claim in Tavant (zoals voorheen).
2. Stap: De IRW-claim wordt beoordeeld en goedgekeurd door het Garantie-team van Bobcat (zoals voorheen).
3. Stap: Bobcat geeft een selfbilling-factuur uit namens de zakelijke partner voor de goedgekeurde garantieservices. Als wij namens u een factuur aan onszelf sturen, betekent dit dat wij een credittransactie registreren in plaats van een debettransactie.
4. Stap: De IRW-claim wordt binnen 14 dagen uitbetaald op uw bankrekening. Gezien het feit dat EMEA Doosan Bobcat standaard een betalingstermijn van 60 aanhoudt, denken wij dat dit voor u een acceptabele oplossing is.

Deze wijziging zou geen gevolgen moeten hebben voor uw bedrijfsvoering. U kunt net zo werken en uw garantieclaims indienen als in het verleden.

Wij verwachten dat het nieuwe IRW-factureringsproces op 1 februari 2022 live gaat.

Handelingen van uw kant

A – Juridische overeenkomsten

Bobcat geeft de selfbilling-factuur uit namens uw bedrijf conform de overeenkomst voor selfbilling die u in uw distributeursovereenkomst vindt in bijlage E. Als deze overeenkomst voor selfbilling nog niet is ondertekend, neemt ons juridische team contact met u op om de ondertekening te regelen.

Het proces voor IRW-claims en selfbilling komt niet in aanmerking voor aftrek op betalingen of verrekening met openstaande betalingen aan Bobcat.

Het is daarom belangrijk dat onze zakelijke partners blijven voldoen aan artikel 10.12 (Set-off), waarin staat dat de distributeur toezegt alleen aftrek of verrekening toe te passen op betalingen die hij verschuldigd is aan Bobcat als Bobcat een creditnota heeft uitgegeven ten bedrage van de aftrek of verrekening.

Neem bij twijfel contact op met uw regionale incassocoördinator.

B – Rekeninggegevens

Wij moeten de gegevens krijgen van de bankrekening waarop u de compensatie voor goedgekeurde garantieclaims wilt ontvangen en deze valideren. Zend uw rekeninggegevens naar het volgende e-mailadres: demea.funding@doosan.com

Wij hebben de volgende gegevens nodig:

• Naam van de rechtspersoon (incl. juridische status, bijv. Ltd, Plc, s.r.o., GmbH enz.)
• Naam van bank
• Naam van bankfiliaal
• BIC/SWIFT-code
• IBAN
• Sort Code (ALLEEN voor VK – GBP-rekeningen)
• Rekeningnummer (alleen voor rekeningen buiten de EER, m.u.v. de VAE omdat daar IBAN wordt gebruikt)

Onze interne regels schrijven validatie van de bankrekening in twee stappen voor. Nadat u uw rekeninggegevens aan ons hebt doorgegeven, neemt uw gebruikelijke bedrijfsvertegenwoordiger contact met u op. Deze vraagt u om telefonisch de rekeninggegevens te bevestigen.

C – Btw-aangifte

Vanuit het perspectief van de Btw-richtlijn van de EU zijn de garantiereparaties die onze zakelijke partners namens Bobcat uitvoeren, belastbare prestaties. Bobcat vermeldt in zijn btw-aangifte deze transacties als intracommunautaire diensten die zijn ontvangen van onze zakelijke partners.

Als zakelijke partners die in de EU is gevestigd, moet u regelmatig de selfbilling-facturen downloaden uit Tavant (eens per maand of kwartaal, afhankelijk van de periode waarover u btw-aangifte moet doen) en deze transacties opnemen in de relevante btw-aangiften conform de geldende wetgeving in uw land. Partners buiten de EU moeten de betreffende voorschriften in hun eigen land volgen.

Als u vragen mocht hebben over het nieuwe proces voor IRW-claims, stel deze dan aan uw normale partner voor Bobcat-activiteiten.

Hoogachtend,

Insu Jung
Vice President Finance