Gentile partner commerciale,

Desideriamo informarla di una variazione nel nostro processo di rimborso per le richieste Inventories, Retails & Warranty (“Richieste IRW”) inoltrate attraverso il sistema Tavant.

Attuale processo di richiesta IRW (“com’è”)

Come ben sa, le Richieste IRW effettuate dai nostri partner commerciali sono amministrate attraverso il sistema Tavant. Dopo aver esaminato e accettato una Richiesta IRW, Doosan Bobcat EMEA (“Bobcat”) emette una “nota di credito” a favore del partner commerciale. In pratica, la nota di credito è uno sconto fornito da Bobcat per prestazioni precedenti e la nota di credito viene quindi compensata con debiti residui del partner commerciale nei confronti di Bobcat.

Nuovo processo di richiesta IRW (“come sarà”)

Nell’ambito di un’iniziativa di miglioramento del processo, stiamo cambiando il formato del documento di saldo emesso a favore del partner commerciale in relazione a una richiesta di rimborso in garanzia approvata. Invece di inviarle una nota di credito, emetteremo una fattura indirizzata a noi per Suo conto. Si tratta di una pratica europea comune in transazioni simili, nota come processo di “autofatturazione”, che è conforme con la Direttiva IVA dell’UE. In pratica, il nuovo processo di richiesta IRW sarà il seguente:

1. Passaggio: La Richiesta IRW viene inviata da un partner commerciale Bobcat attraverso il sistema Tavant (nessun cambiamento).
2. Passaggio: La Richiesta IRW viene esaminata e approvata dal team per le garanzie di Bobcat (nessun cambiamento).
3. Passaggio: Bobcat emette una fattura di “autofatturazione” per conto del partner commerciale per i servizi in garanzia approvati. L’emissione di una fattura per Suo conto implica la registrazione di una transazione a debito invece che di una transazione a credito.
4. Passaggio: La Richiesta IRW sarà pagata nel Suo conto bancario entro 14 giorni. Poiché i termini di pagamento standard di Doosan Bobcat EMEA sono netto 60 giorni, riteniamo che ciò sia accettabile per Lei.

Dal punto di vista delle procedure aziendali, non ci dovrebbero essere variazioni e Lei dovrebbe essere in grado di inviare le richieste senza alcun problema.

Il nuovo processo di fatturazione IRW dovrebbe essere in vigore a partire dal 1° febbraio 2022.

Collaborazione da parte Sua

A – Accordi legali

La fattura di “autofatturazione” sarà emessa da Bobcat per conto della Sua azienda in base al Contratto di autofatturazione, che è l’Allegato E del Suo Contratto di distribuzione. Se tale Contratto di autofatturazione non è ancora stato firmato, sarà contattato dal nostro team legale per procedere alla firma.

Le Richieste IRWS e il processo di “autofatturazione” non sono soggetti a ritenuta di pagamento o a compensazione con crediti Bobcat.

Pertanto, è importante che i nostri partner commerciali continuino a rispettare l’Articolo 10.12 (Compensazione), che afferma che il Distributore accetta di non effettuare alcuna ritenuta o compensazione con le somme dovute a Bobcat, a meno che Bobcat non abbia emesso una nota di credito per l’importo di tale ritenuta o compensazione.

In caso di dubbi, la invitiamo a contattare il coordinatore dei servizi di incasso EMEA regionale.

B – Dati del conto bancario

Dovremo raccogliere e convalidare i dati del conto bancario su cui desidera ricevere il rimborso per le richieste che invia. La invitiamo a inviare i dati del conto bancario al seguente indirizzo e-mail: demea.funding@doosan.com

Abbiamo bisogno dei seguenti dati:

• Nome del soggetto giuridico (inc. status giuridico, ed es. LTD, PLC, SRO, GMBH, SPA, ecc.)
• Nome della banca e
• Nome della filiale della banca
• CODICE BIC/SWIFT
• IBAN
• Sort Code (Regno Unito – SOLO conti in GBP)
• Numero del conto (solo per i conti fuori dal SEE (ad eccezione degli Emirati Arabi Uniti, in cui si utilizza l’IBAN)

In base al nostro regolamento interno, la convalida del conto bancario è un processo in due fasi. Pertanto, dopo che ci ha fornito i dati del Suo conto bancario, sarà contattato dal nostro rappresentante commerciale che le chiederà di convalidare i dati del conto telefonicamente.

C – Dichiarazione dell’IVA

Le riparazioni in garanzia eseguite dai nostri partner commerciali per conto di Bobcat sono prestazioni soggette a IVA in base alla Direttiva IVA dell’UE. Bobcat inserirà queste transazioni nella propria dichiarazione IVA come servizi intracomunitari ricevuti dai nostri partner commerciali.

Per tutti i partner commerciali all’interno dell’UE, è importante scaricare regolarmente le fatture di autofatturazione dal sistema Tavant (con cadenza mensile o trimestrale, in base al regime di dichiarazione dell’IVA) e includere queste transazioni nelle dichiarazioni IVA rilevanti in base alla legislazione IVA applicabile nel proprio paese. I partner commerciali fuori dell’UE devono seguire la normativa vigente nel proprio paese.

Se ha domande relative al nuovo processo di richiesta IRW, contatti il Suo contatto commerciale Bobcat.

Cordiali saluti,

Insu Jung
Vice President Finance