Cher partenaire,

Nous souhaitons vous informer d’une évolution de notre processus de demandes d’indemnisation liées aux stocks, aux ventes et à la garantie (« demandes IRW ») qui sont traitées par notre système Tavant.

Processus actuel de demandes d’indemnisation IRW (« processus actuel »)

Comme vous le savez, les demandes d’indemnisation IRW faites par nos partenaires sont traitées par notre système Tavant. Après l’examen et la validation d’une demande d’indemnisation IRW, Doosan Bobcat EMEA (« Bobcat ») émet une « note de crédit » en faveur du partenaire concerné. La note de crédit est en substance une remise faite par Bobcat pour des fournitures antérieures, qui est ensuite utilisée par le partenaire concerné pour régler des dépenses à Bobcat.

Nouveau processus de demandes d’indemnisation IRW (« nouveau processus »)

Soucieux d’améliorer notre processus, nous modifions le format du document de décompte qui vous est envoyé concernant les demandes d’indemnisation approuvées en vertu de la garantie. Au lieu de vous envoyer une note de crédit, nous allons, en votre nom, émettre une facture dont nous serons les débiteurs. Cette pratique courante en Europe, que l’on appelle « autofacturation », est conforme à la directive de l’Union européenne sur la TVA. En résumé, le nouveau processus de demande d’indemnisation IRW sera organisé comme suit :

1. Étape : La demande d’indemnisation IRW est déclenchée par un partenaire Bobcat dans le système Tavant (« pas de changement »).
2. Étape : La demande d’indemnisation IRW est étudiée et validée par l’équipe garantie Bobcat (« pas de changement »).
3. Étape : Bobcat émet une « autofacture » au nom du partenaire pour les services de garantie approuvés. L’émission d’une facture en votre nom signifie que nous enregistrerons une transaction Comptes créditeurs au lieu d’une transaction Comptes débiteurs.
4. Étape : La demande d’indemnisation IRW sera créditée sur votre compte bancaire dans un délai de 14 jours. Les conditions de paiement standard de Doosan Bobcat EMEA étant établies à 60 jours nets, nous pensons que ce délai est acceptable de votre côté.

D’un point de vue fonctionnel, rien ne devrait changer et vous pourrez envoyer vos demandes d’indemnisation au titre de la garantie comme d’habitude.

Le nouveau processus de facturation IRW doit entrer en vigueur le 1^er février 2022.

Coopération requise de votre part

A – Accords juridiques

Les autofactures seront établies par Bobcat au nom de votre entreprise conformément à l’Accord sur l’autofacturation qui est déjà l’Annexe E de votre Accord distributeur.. Si vous n’avez pas encore signé cet Accord sur l’autofacturation, notre équipe juridique vous contactera pour procéder à la signature.

Les demandes d’indemnisation IRW et le processus d’autofacturation ne font pas l’objet d’une déduction de paiement ou d’une compensation par rapport aux comptes débiteurs Bobcat.

Par conséquent, il est important que nos partenaires continuent à se conformer à l’Article 10.12 (Compensation) qui établit que le Distributeur accepte de ne procéder à aucune déduction ou compensation par rapport aux sommes dues à Bobcat, sauf si Bobcat a émis une note de crédit du montant de cette déduction ou compensation.

En cas de doute, n’hésitez pas à contacter votre coordinateur encaissements EMEA local.

B – Coordonnées bancaires

Nous devons recueillir et valider les coordonnées du compte bancaire sur lequel vous souhaitez recevoir vos indemnisations au titre de la garantie. Envoyez vos coordonnées bancaires à l’adresse électronique ci-après : demea.funding@doosan.com

Nous devons recueillir les informations suivantes :

• Raison sociale (y compris le statut juridique, par exemple LTD, PLC, SRO, GMBH, etc.)
• Nom de la banque et
• Nom de l’agence bancaire
• CODE BIC/SWIFT
• IBAN
• Code guichet (Royaume-Uni – comptes en GBP UNIQUEMENT)
• Numéro de compte (comptes en dehors de l’EEE uniquement [à l’exception des Émirats arabes unis, car l’IBAN y est utilisé])

Nos règles internes requièrent une validation des comptes bancaires par un processus en deux étapes. Par conséquent, une fois que vous aurez donné vos coordonnées bancaires, vous serez contacté par votre représentant commercial habituel qui vous demandera de valider ces informations par téléphone.

C – Déclaration de la TVA

Les réparations sous garantie réalisées par nos partenaires au nom de Bobcat représentent des fournitures taxables selon la directive de l’Union européenne sur la TVA. Dans sa déclaration TVA, Bobcat déclare ces transactions comme des services intracommunautaires reçus de nos partenaires commerciaux.

Pour tous les partenaires commerciaux installés dans l’Union européenne, il est important de télécharger les autofactures depuis le système Tavant régulièrement (tous les mois ou tous les trimestres, selon votre période de déclaration TVA) et d’inclure ces transactions dans les déclarations TVA pertinentes, conformément à la législation de votre pays sur la TVA. Les partenaires commerciaux situés en dehors de l’Union européenne doivent se conformer à leurs réglementations nationales.

Pour toute question sur le nouveau processus de demandes d’indemnisation IRW, n’hésitez pas à contacter votre partenaire commercial Bobcat habituel.

Cordialement,

Insu Jung
Vice-président Finance