Apreciado socio/a de Bobcat:

Nos gustaría informarle de un cambio en nuestro proceso de compensación para las reclamaciones de inventarios, ventas al por menor y garantías («Reclamaciones en IRW») que se tramitan a través del sistema Tavant.

Proceso actual de reclamación de IRW («en la actualidad»)

Como sabe, cualquier reclamación en IRW realizada por nuestros socios comerciales se tramita a través del sistema Tavant. Tras la revisión y aceptación de una reclamación en IRW, Doosan Bobcat EMEA («Bobcat») emite una «nota de crédito» al socio comercial correspondiente. La nota de crédito es, en esencia, un descuento proporcionado por Bobcat por suministros anteriores y se compensa con las deudas pendientes del socio comercial respectivo con Bobcat.

Nuevo proceso de reclamación de IRW («como será»)

Como parte de una iniciativa de mejora del proceso, vamos a cambiar el formato de nuestro documento de liquidación que se le emite con respecto a las reclamaciones de garantía aprobadas. En lugar de enviarle una nota de crédito, emitiremos una factura en su nombre. Este es un enfoque europeo común para tipos de transacciones similares y se conoce como un proceso de «autofacturación» que cumple con la Directiva del IVA de la UE. En resumen, el nuevo proceso de reclamación en IRW será el siguiente:

1. Paso: Un socio comercial de Bobcat hace una reclamación en IRW en el sistema Tavant (sin cambios).
2. Paso: La reclamación de IRW es revisada y aprobada por el equipo de garantía de Bobcat (sin cambios).
3. Paso: Bobcat emite una factura de «autofacturación» en nombre del socio comercial por los servicios de garantía aprobados. Emitir una factura en su nombre significa que registraremos una transacción de cuentas por pagar en lugar de una transacción de cuentas por cobrar.
4. Paso: La reclamación en IRW se abonará en su cuenta bancaria en un plazo de 14 días. Teniendo en cuenta que las condiciones de pago estándar de Doosan Bobcat EMEA son de 60 días netos, creemos que esto debería ser aceptable por su parte.

Desde el punto de vista del funcionamiento del negocio, no debería haber ningún cambio y debería poder operar y presentar sus reclamaciones de garantía como siempre.

La fecha prevista para la puesta en marcha del nuevo proceso de facturación de IRW es el 1 defebrero de 2022.

Se requiere la cooperación de su parte

A: Acuerdos legales

La factura de autofacturación será emitida por Bobcat en nombre de su empresa según el Contrato de autofacturación que ya figura en el Anexo E de su Contrato de distribuidor. En caso de que dicho Contrato de autofacturación aún no esté firmado, nuestro equipo jurídico se pondrá de acuerdo con usted para proceder a su firma.

El proceso de reclamaciones y «autofacturación» de IRW no está sujeto a una deducción de pago ni a una compensación de las cuentas por cobrar de Bobcat.

Por lo tanto, es importante que nuestros socios comerciales sigan cumpliendo con el artículo 10.12 (Compensación) que establece que el distribuidor acepta que no hará ninguna deducción o compensación de las sumas debidas a Bobcat a menos que Bobcat haya emitido una nota de crédito por el importe de dicha deducción o compensación.

En caso de duda, póngase en contacto con su coordinador regional de cobros de EMEA.

B: Datos de la cuenta bancaria

Tendremos que recoger y validar los datos de su cuenta bancaria en la que desea recibir la compensación por las reclamaciones de garantía. Le rogamos que facilite los datos de su cuenta bancaria a la siguiente dirección de correo electrónico: demea.funding@doosan.com

Necesitaremos recopilar la siguiente información:

• Nombre de la entidad legal (incluyendo el estatus legal, por ejemplo, LTD, PLC, SA, GMBH, etc.)
• Nombre del banco y
• Nombre de la sucursal bancaria
• CÓDIGO BIC/SWIFT
• IBAN
• Código Sort (Reino Unido, SOLO cuentas en libras esterlinas)
• Número de cuenta (solo cuentas fuera del EEE, excepto EAU, ya que en EAU se utiliza el IBAN)

Nuestras normas internas exigen que la validación de la cuenta bancaria sea un proceso de dos pasos. Por lo tanto, después de facilitarnos los datos de su cuenta bancaria, su representante comercial habitual se pondrá en contacto con usted y le pedirá que valide los datos de la cuenta bancaria por teléfono.

C: Información sobre el IVA

Las reparaciones en garantía realizadas por nuestros socios comerciales en nombre de Bobcat representan un suministro imponible desde la perspectiva de la Directiva del IVA de la UE. Bobcat declarará estas transacciones en su declaración de IVA como servicios intracomunitarios recibidos de nuestros socios comerciales.

Para todos los socios comerciales con sede en la UE, será importante descargar las facturas de autofacturación del sistema Tavant de forma periódica (mensual o trimestralmente, en función de su periodo de declaración del IVA) e incluir estas transacciones en los informes de IVA correspondientes de acuerdo con la legislación del IVA aplicable en su país. Para los socios comerciales de fuera de la UE, sigan las normas de acuerdo con sus reglamentos nacionales.

En caso de que tenga alguna duda relacionada con el nuevo proceso de reclamación en IRW, póngase en contacto con su socio comercial habitual de Bobcat.

Le saluda atentamente,

Insu Jung
Vice President Finance