Wie Sie wissen, wird jeder IRW-Antrag, der von unseren Geschäftspartnern gestellt wird, über das Tavant-System verwaltet. Nach der Prüfung und Annahme eines IRW-Antrags stellt Doosan Bobcat EMEA („Bobcat“) eine „Gutschrift“ („credit note“) für den jeweiligen Geschäftspartner aus. Bei der Gutschrift handelt es sich im Wesentlichen um einen Rabatt, den Bobcat für frühere Lieferungen gewährt, und die Gutschrift wird dann mit ausstehenden Verbindlichkeiten des jeweiligen Geschäftspartners gegenüber Bobcat verrechnet.

Neuer IRW-Antragsprozess

Im Rahmen einer Initiative zur Prozessverbesserung ändern wir das Format unseres Abrechnungsdokuments, das wir Ihnen für genehmigte Gewährleistungsansprüche ausstellen. Anstatt Ihnen eine Gutschrift zu schicken, werden wir in Ihrem Namen eine Rechnung an uns selbst ausstellen. Dies ist eine in Europa übliche Vorgehensweise bei ähnlichen Transaktionen und wird als „Selbstfakturierung“ bezeichnet, die mit der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie übereinstimmt. Zusammengefasst sieht der neue IRW-Antragsprozess wie folgt aus:

1. Schritt 1: IRW-Antrag wird von einem Bobcat-Geschäftspartner im Tavant-System gestellt (keine Änderung).
2. Schritt 2: Der IRW-Antrag wird vom Bobcat-Gewährleistungsteam geprüft und genehmigt (keine Änderung).
3. Schritt 3: Bobcat stellt im Namen des Geschäftspartners eine „Selbstfakturierung“ für die genehmigten Garantieleistungen aus. Die Ausstellung einer Rechnung in Ihrem Namen bedeutet, dass wir eine Kreditorenbuchung anstelle einer Debitorenbuchung vornehmen.
4. Schritt 4: Der IRW-Anspruch wird innerhalb von 14 Tagen auf Ihr Bankkonto überwiesen. Da die Standardzahlungsbedingungen von EMEA Doosan Bobcat 60 Tage netto betragen, glauben wir, dass dies für Sie in Ordnung sein sollte.

Aus Sicht des Geschäftsbetriebs sollte es keine Änderungen geben und Sie sollten in der Lage sein, Ihre Gewährleistungsansprüche wie gewohnt zu bearbeiten und einzureichen.

Der voraussichtliche Termin für die Einführung des neuen IRW-Abrechnungsverfahrens ist der 1. Februar 2022.

Kooperation von Ihrer Seite ist erforderlich

A – Rechtliche Vereinbarungen

Die Selbstfakturierung wird von Bobcat im Namen Ihres Unternehmens gemäß der Selbstfakturierungsvereinbarung ausgestellt, die bereits als Anhang E in Ihrer Vertriebspartnervereinbarung enthalten ist. Falls eine solche Selbstfakturierungsvereinbarung noch nicht unterzeichnet ist, werden Sie von unserem Rechtsteam kontaktiert, um die Unterzeichnung zu veranlassen.

Der IRW-Anspuch- und Selbstfakturierungsprozess unterliegt nicht dem Zahlungsabzug oder der Aufrechnung mit Forderungen von Bobcat.

Daher ist es wichtig, dass unsere Geschäftspartner weiterhin Artikel 10.12 (Aufrechnung) einhalten, der besagt, dass der Vertriebspartner zustimmt, keine Abzüge oder Aufrechnungen mit Beträgen vorzunehmen, die er Bobcat schuldet, es sei denn, Bobcat hat eine Gutschrift in Höhe eines solchen Abzugs oder einer solchen Aufrechnung erteilt.

Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihren regionalen EMEA-Koordinator für das Inkasso.

B – Bankverbindungsdaten

Wir müssen Ihre Bankverbindung, auf die Sie die Vergütung für die Gewährleistungsansprüche erhalten möchten, erfragen und bestätigen. Bitte übermitteln Sie Ihre Bankverbindung an die folgende E-Mail-Adresse: demea.funding@doosan.com

Wir müssen die folgenden Informationen erfassen:

• Name der juristischen Person (inkl. Rechtsform, z. B. LTD, PLC, SRO, GMBH usw.)
• Name der Bank und
• Name der Bankfiliale
• BIC/SWIFT CODE
• IBAN
• Bankleitzahl (UK – nur GBP-Konten)
• Kontonummer (nur Konten außerhalb des EWR (außer VAE, da IBAN in den VAE verwendet wird))

Gemäß unseren internen Vorschriften muss die Überprüfung des Bankkontos in zwei Schritten erfolgen. Daher werden Sie, nachdem Sie uns Ihre Bankverbindung mitgeteilt haben, von Ihrem üblichen Geschäftsvertreter kontaktiert, der Sie bitten wird, die Bankverbindung telefonisch zu bestätigen.

C – MwSt.-Meldung

Die von unseren Geschäftspartnern im Auftrag von Bobcat durchgeführten Gewährleistungsreparaturen stellen im Sinne der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie steuerpflichtige Leistungen dar. Bobcat wird diese Umsätze in seiner Umsatzsteuererklärung als innergemeinschaftliche Dienstleistungen unserer Geschäftspartner ausweisen.

Für alle in der EU ansässigen Geschäftspartner ist es wichtig, die Selbstfakturierungsrechnungen regelmäßig aus dem Tavant-System herunterzuladen (monatlich oder vierteljährlich, je nach Ihrem MwSt.-Meldungszeitraum) und diese Transaktionen in die entsprechenden MwSt.-Meldung gemäß den in Ihrem Land geltenden MwSt.-Vorschriften aufzunehmen. Für Geschäftspartner aus Nicht-EU-Ländern befolgen Sie bitte die Regeln Ihrer nationalen Vorschriften.

Sollten Sie Fragen zu dem neuen IRW-Antragsprozess haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Bobcat-Geschäftspartner.

Mit freundlichen Grüßen

Insu Jung
Vice President Finance